Sok e-mail, kevés munka

A motiválatlanság akadályozza a hatékonyságot

Egy amerikai felmérés szerint az ottani dolgozók a napi nyolcórás munkaidőnek alig több mint a felét, pontosan 4,4 órát töltenek ténylegesen munkavégzéssel, a fennmaradó időben kávéznak, cigarettáznak, beszélgetnek, magánügyeiket intézik. Az ok: intelligenciájuk, készségeik, motivációik kihasználatlansága.

Hazánkban nem készült ilyen jellegű felmérés, minden esetre tény, hogy a munkaadók nálunk is kezdenek ráébredni, hogy alkalmazottaik gyakran nem a megfelelő hatékonysággal dolgoznak. Van, aki megelégszik azzal, hogy nem dohányzó dolgozókat vesz fel, a komolyabb vállalatok viszont igénybe veszik a nálunk is egyre többféle szolgáltatást nyújtó tanácsadó cégek segítségét.

Míg azonban az Egyesült Államokban régóta adottak a feltételek (verseny, piacorientált magatartás, demokrácia), addig hazánkban még mindig jellemző (különösen a nagy, állami vállalatokra), hogy a szervezetek többszintű, hierarchikus rendszerben dolgoznak, ahol a bürokrácia a gyors, hatékony munka akadálya. Sokan közülük felismerték, hogy változásra van szükség, de az új értékek szerinti működést gátolják a régi rutinok és gondolkodásmód. A zászlajukra tűzik a változást, fennhangon hirdetik az új értékeket, de ez csak az ügyfeleknek és a piacnak szól, valódi, belső változást nem sokan tudnak megvalósítani.

Lőrincz Orsolya, a TMI Hungary tanácsadó munkatársa szerint tudomásul kellene vennünk, hogy nálunk is változik a környezet: a papír helyét átvette az elektronikus kommunikáció, a beosztottaknak egyre fontosabb lesz az önmegvalósítás, a fejlődés lehetősége, ráadásul olyan szervezetre van szükség, amely rugalmasan tud válaszolni a gyorsan változó igényekre. – Ennek ellenére ügyfeleink között elvétve akad alakuló vagy változás előtt álló cég, a vezetők általában akkor fordulnak hozzánk, amikor érzékelik, hogy valami gond van a teljesítménnyel – mondja a szakember.

– Az elmúlt évtizedben sok új kommunikációs eszköz lett életünk része: a vezetékes majd a mobiltelefon, a telefax, az e-mail, az internet. Ezek nap mint nap szükséges és szükségtelen információkkal bombáznak minket. Ha nem tudjuk, hogyan kezeljük őket, csökkenthetik munkánk hatékonyságát – teszi hozzá Kiss János Balázs tanácsadó. – Végeztünk egy felmérést, és az e-kommunikációval, e-kultúrával kapcsolatban több érdekes megállapításra jutottunk. Például érezhetően csökkent a teljesítmény azoknál, aki több mint huszonöt e-mailt kaptak naponta. Vagyis egyrészt el kell érnünk, hogy ne kapjunk felesleges e-maileket, másrészt amit megkapunk, azt tudnunk kell hatékonyan kezelni. Ez talán apróságnak tűnik, de ilyen apróságokra is figyelni kell, ha hatékonyabban szeretnénk dolgozni.

A szakemberek a megoldást az emberközpontú és felhatalmazó vezetési stratégiában és kultúrában (az angol szakirodalomban: empowerment) látják. Ennek lényege, hogy a vállalat már meglévő belső értékeinek megtartása mellett gondolkodásmód-beli változást érjenek el. Ha a dolgozók azonosulni tudnak a vállalat céljaival, ha érzik, hogy nem a megkérdezésük nélkül születnek a döntések, már apró közérzetjavító lépések is hatásosak lehetnek. A végső cél az, hogy olyan légkör alakuljon ki a munkahelyen, ahol a kölcsönös bizalomra alapozva meg lehet osztani a felelősséget, ahol a beosztottak merik vállalni a döntéseiket, ötleteiket. Mindez nem megy magától, erre képessé kell tenni a munkatársakat: képzéssel, a hibákból való tanulás lehetőségével, az informatikai rendszernek illeszkednie kell a vállalati működéshez (így pl. adott esetben az elektronikus levelezési stílust is testre kell szabni). Mindennek feltétele, hogy a vezetők is akarják a változást, hiszen ha túlságosan ragaszkodnak a hierarchikus döntési mechanizmushoz, erőfeszítéseik eleve kudarcra vannak ítélve.

Serfőző Melinda

Népszabadság, 2001. szeptember 19.